업무 정리

먼저 확인하세요

업무가 늘어나면 ‘알아서 잘하는 사람’에게 의존하기 쉽습니다.

사람이 바뀌어도 같은 품질로 돌아가게 하려면 반복업무의 시작과 끝을 문서로 남겨야 합니다.

업무를 정리할 때 먼저 볼 것

시작조건

업무가 언제 시작되는지 정합니다.

담당

누가 결정하고 누가 실행하는지 나눕니다.

순서

반복되는 핵심단계를 최소한으로 적습니다.

완료기준

언제 끝났다고 보는지 결과물을 정합니다.

실제로 이렇게 정리합니다

반복업무부터 고릅니다

주문처리, 정산, 콘텐츠 발행 등 자주 하는 일을 먼저 봅니다.

현재 실제 순서를 적습니다

이상적인 방식보다 지금 하는 방법부터 씁니다.

중복과 대기구간을 찾습니다

승인과 복사작업이 많은 지점을 봅니다.

담당과 마감기준을 정합니다

책임이 떠다니지 않게 합니다.

체크리스트나 템플릿으로 만듭니다

누구나 같은 순서로 실행하게 합니다.

한번 체크해 봅니다

반복되는 업무가 문서로 남아 있는가

한 업무의 담당자가 분명한가

완료기준이 결과물로 정의돼 있는가

같은 정보를 여러 번 입력하고 있지 않은가

누가 자리를 비워도 업무가 이어지는가

여기서 많이 막힙니다

작은 회사는 매뉴얼이 필요 없지 않나요

사람이 적을수록 한 명의 부재가 크게 영향을 줍니다.

모든 업무를 문서화해야 하나요

자주 반복되고 오류비용이 큰 업무부터 하면 됩니다.

프로세스를 만들면 너무 딱딱해지지 않나요

예외를 막는 규칙이 아니라 기본선을 만드는 도구로 사용합니다.

BIZZIP에서는 여기까지 한 번 더 봅니다

내가 하루 자리를 비워도 돌아가는가?

핵심업무의 개인의존도를 봅니다.

같은 실수가 반복되는가?

실수구간을 체크리스트로 만듭니다.

자동화할 부분과 사람이 판단할 부분이 구분되는가?

반복입력부터 줄입니다.