문서 관리

먼저 확인하세요

문서관리는 정리를 위한 정리가 아닙니다.

계약서, 견적, 보고서의 최신본을 바로 찾고 누가 무엇을 바꿨는지 알 수 있게 하는 것이 목적입니다.

문서 관리에서 먼저 정할 것

폴더

회사 업무구조에 맞춰 2~3단계 정도로 단순하게 만듭니다.

파일명

날짜, 프로젝트, 문서종류, 버전을 일정한 순서로 씁니다.

버전

최종, 진짜최종 같은 이름보다 버전 또는 날짜를 사용합니다.

권한

개인정보와 계약자료는 필요한 사람만 접근하게 합니다.

실제로 이렇게 정리합니다

현재 파일 위치를 한곳에 모읍니다

PC, 메일, 메신저에 흩어진 핵심자료를 정리합니다.

상위 폴더 기준을 정합니다

부서보다 실제 찾는 방식에 맞춥니다.

파일명 규칙을 정합니다

예: 20260927_업체명_견적서_v1 같은 형식을 씁니다.

최종본 위치를 분리합니다

작업중 파일과 승인본을 구분합니다.

백업과 권한을 정기 점검합니다

중요문서가 개인계정에만 있지 않게 합니다.

한번 체크해 봅니다

최신본을 1분 안에 찾을 수 있는가

파일명이 사람마다 다르지 않은가

승인본과 작업본이 구분되는가

중요문서가 개인계정에만 저장되지 않는가

백업 위치와 복구방법을 알고 있는가

여기서 많이 막힙니다

검색하면 나오니 폴더가 필요 없지 않나요

파일명이 제각각이면 검색도 어렵습니다. 최소한의 구조가 필요합니다.

클라우드에 있으면 백업된 것 아닌가요

삭제나 권한문제도 있습니다. 중요한 자료는 별도 복구방식을 확인합니다.

공유링크만 관리하면 되나요

퇴사와 계정변경 때 소유권 문제가 생기지 않도록 회사 계정 중심으로 관리합니다.

BIZZIP에서는 여기까지 한 번 더 봅니다

누가 없어도 문서를 찾을 수 있는가?

개인기억에 의존하지 않게 합니다.

어느 것이 최종본인지 즉시 알 수 있는가?

승인본 규칙을 정합니다.

삭제나 계정문제가 생겨도 복구할 수 있는가?

중요자료 백업을 확인합니다.